מה זה ניהול פרויקטים? מי צריך שירות כזה?

פרויקט הוא מכלול של משימות שבסופן צריך להגיע יעד מסוים של החברה/ארגון, בין אם עבור שיפור רווחים, הישגיות או תדמית. הפרויקט הוא ברובם המוחלט של המקרים, מאמץ משותף מספר אנשים, צוותים, מחלקות, יחידות או גופים, במטרה מקצועית כמו כינונו והצעתו של שירות חדש לקהל לקוחות מסוים או השקתו של מוצר חדשני כלשהו בשוק – תחת לוחות זמנים ותקציבים מוגדרים מראש (בדרך כלל), איכות וסטנדרטים מסוימים ומתן מענה מוצלח לצרכי הלקוחות/רוכשים פוטנציאליים.
כתוצאה מעצם היותם של מרבית הפרויקטים, תחומים בזמן- בעלי תאריך התחלה וסיום (לעיתים בחלוקה ל"תחנות ביניים" במהלך הפרויקט), ועם הגדרה ברורה למה נחשבת הצלחה, קרי מה איכות התוצר מול רווחיות החברה וכדומה, נדרשים פרטים מסוימים בתוך החברות וארגונים שמקימים את הפרויקטים הללו, לעבור הסמכה ייעודית לניהול פרויקטים במסגרת קורס ניהול פרויקטים ולצלול למים העמוקים של ניהול פרויקט באופן מקצועי ומסודר. במקרים אחרים, חברות וארגונים יעדיפו להימנע מגיוס אנשים מקרב שורותיהם למשימת ניהול הפרויקטים אצלם ויבחרו בשכירת שירותי ניהול פרויקטים מחברות חיצוניות המחזיקות בצי של מנהלי פרויקטים (PMO- Projects Management Office) מוסמכים ומנוסים, אשר ינהלו את הפרויקט בעצמם (בשיתוף עם הגורמים הרלוונטיים בתוך החברה) או לחליפין, יכווינו ויעניקו ייעוץ באופן צמוד למי שנבחר בידי הנהלת החברה/ארגון להיות מנהל הפרויקט.

מה תפקידו של מנהל פרויקטים?

בשורה התחתונה: מנהל פרויקטים הוא בעל משימה מאתגרת ולעיתים אף מעט מלחיצה (תפקיד מנהל הפרויקטים באופן כללי אינו מתאים לפרסונות שתפקוד תחת לחץ וריבוי משימות, אינו הצד החזק שלהן), היות והוא נדרש להשביע את רצונם של המנהלים בחברה מחד ושל הלקוחות מן העבר השני. תפקידו בא לידי ביטוי מעשי בעיקר בתיווך שהוא מקיים בין הגורמים והגופים השונים בתוך הארגון ומחוצה לו ובידע שהוא מחזיק ומגלגל הלאה, לגבי התהליכים החיוניים והרגישים ביותר במקום העבודה שלו.

תהיו בטוחים כי, באמצעות מינויו של גורם או גוף פנימי, להיות האחראי על ניהול פרויקט/פרויקטים בארגונכם או חברתכם, יש סיכוי הרבה יותר גבוה לכך שהפרויקט יתנהל בצורה חלקה יותר, גם אם יעלו שאלות וקשיים לאורך הדרך.

וכך תפקיד ניהול הפרויקטים מיושם בפועל…

כאמור קודם לכן במאמר, התפקיד המרכזי של מנהל הפרויקטים הוא לתאם בצורה יעילה בין יחידות פונקציונאליות שונות בתוך הארגון או החברה. בתחילת הפרויקט, עליו להיפגש עם כל הגורמים הרלוונטיים למשימה, מתוך יחידות או מחלקות שמרכיבות את הארגון (ייתכן ויצטרך להיפגש גם עם גורמים חיצוניים שקושרו לפרויקט) ולהציג בפניהם- בצורה ברורה שלא תשאיר מקום של אי בהירות ותהיות בהמשך, את המשימות השונות המרכיבות את הפרויקט, כמו גם את המשתנים המגדירים אותו, כגון: המטרות (ובראשן היעד הסופי שיש להגשים), התקציב ולוח הזמנים שבתוכו פועלים. בהמשך, עליו לעבור בין היחידות והמחלקות השונות ולוודא את קצב התקדמותם בתוך מסגרת הזמנים שהוגדרה לפרויקט על משימותיו השונות ולראות שהאינטגרציה עוברת נכונה, כדי שהיעד יושג.
משימה נוספת שמנהל הפרויקטים עשוי להידרש אליה היא, להתנהל מול הלקוחות: לעדכן את הלקוחות לגבי השלבים השונים קצב התקדמות הפרויקט ולעיתים אף לקבל מהם אישור בנקודות שונות לאורך הדרך עד לסיום הפרויקט.
דרישותיו הבסיסיות של תפקיד מנהל הפרויקטים, הן: גמישות מחשבתית (עבור תמרון במצבים לא צפויים שעשויים לפגוש את צוות הפרויקט במהלך המשימות השונות הכלולות בתהליך), עמידה בלחץ ויכולת פתרון בעיות על רקע הידע והכלים שעומדים לרשותו. לעיתים לא נדירות, הוא יהיה הגורם היחיד בארגון המכיר את הפרויקט על בוריו ומכאן שאחריותו והשפעתו הן משמעותיות מאוד עד קריטיות, אף על פי שלא תמיד יהיה ברשותו את כל הידע של הגורמים השונים שפעילים בתוך הפרויקט שהוא מנהל.

מי מתאים לעבוד במשרד ניהול פרויקטים?

בעת הנוכחית (שנת 2022), תפקיד מנהל הפרויקטים נמצא במגמת עלייה מבחינת הביקוש והיוקרה, היות וכל ארגון המכבד עצמו ורוצה להצליח בתחומו יודע כבר שהוא נדרש להכשיר/למנות/לגייס מנהלי פרויקטים עבור עמידה ביעדים העסקיים שהציב לעצמו ואי התבטלות מול המתחרים בשוק (בכל תחום עיסוק או נישה בימינו, יש תחרות ענקית במדינות מפותחות).

אם אדם רוצה להיות מנהל פרויקטים במשרד מכובד, הוא מוכרח לעבור הכשרה שיכולה להירכש ב-2 דרכים שונות:

1. למידת קורסים והשתלמויות במוסדות אקדמאיים המציעות קורסים תיאורטיים בתחום.
2. להתחיל בתפקיד כלשהו בארגון או חברה, לקבל את ההכשרה התיאורטית והמעשית ואת הניסיון מעצם גיוסכם לתפקיד שם ולהשתמש בידע ובכלים שרכשתם, לתפקיד עתידי כמנהל פרויקט בחברה זו או אחרת.

אחת מהחברות המציעות קורס ניהול פרויקטים לחברות וארגונים, היא חברת RBS Projects ltd, מחברת המאמר הזה, אשר פועלת בזירה זו כבר למעלה מ-30 שנים (הוקמה ב-1991 בידי מר שי שרגל). הקורס מעניק מתודות, מיומנויות וכלים לביצוע תהליכים מכריעים בניהול פרויקט, הצד המוצלח ביותר, למשל באמצעות חיזוק המנהיגות והגמישות המחשבתית של המועמד לתפקיד מנהל הפרויקטים.

בין הנושאים שנלמדים בקורס: ניהול זמן ומשאבים, בניית תקציב, ניהול צוות תוך דינמיקה עם גורמים מיחידות שונות בארגון, הגדלת תפוקה בפרויקט, ניהול סיכונים, ניהול האיכות, ניהול משברים ועוד.